Jesteś tutaj > Gmina Projekty unijne i inwestycyjne Zrealizowane projekty Przedruk artukułu "E-obieg" z siepniowej Gazety Bełżyckiej.

Zrealizowane projekty

Herb Gminy Bełżyce z napisem na granatowym tle

Przedruk artukułu "E-obieg" z siepniowej Gazety Bełżyckiej.

W lipcu br. gmina Bełżyce podpisała umowę z Wojewodą Lubelskim o dofinansowanie a właściwie o refundację nakładów finansowych poniesionych na realizację projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu 1 „Rozbudowa i modernizacja infrastruktury służącej wzmacnianiu konkurencyjności regionów", działanie 1.5 „Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego" Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego.

Flaga Unii Europejskiej i logo ZPORR
 
Efektem opracowanego przez pracowników Urzędu projektu jest:
  1. modernizacja, rozbudowa i dopasowanie do potrzeb Urzędu istniejącej sieci komputerowej w budynku Urzędu Miejskiego w Bełżycach;
  2. wyposażenie urzędu w 26 nowych zestawów komputerowych;
  3. wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów;
  4. ułatwienie bezpłatnego dostępu do internetu;
  5. obniżenie kosztów biurowych Urzędu Miejskiego i wzrost efektywności funkcjonowania Urzędu;
  6. ułatwienie dostępu do informacji publicznej.

E-obieg to system komputerowy, który realizuje funkcjonalność elektronicznego obiegu dokumentów i spraw z zachowaniem wymagań instrukcji kancelaryjnej (1998 Dz. U. Nr 160, poz. 1074 oraz 1999 Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późniejszymi zmianami). Jest formą przepływu dokumentów i spraw standaryzującą procedury obiegu informacji w firmie.
Celami wdrożenia e-obiegu są:
  1. automatyzacja obiegu dokumentów i informacji - rejestracja drogi dokumentu wewnątrz firmy;
  2. wdrożenie instrukcji kancelaryjnej wraz z katalogowaniem wg nr RWA;
  3. podniesienie poziomu kontroli - możliwość kontroli przez użytkownika z uprawnieniami kierownika.

Oferowana aplikacja pracuje w środowisku sieciowym jako system wieloużytkownikowy i wielodostępny. Interfejsem użytkownika jest dowolna przeglądarka internetowa, zaś system pracuje w technologii klient - serwer. Podstawowe funkcjonalności aplikacji to:
  • obsługa kancelarii (i sekretariatów) w zakresie prowadze nia dziennika korespondencji przychodzącej i automatycznie tworzącego się dziennika korespondencji wychodzącej/książki nadawczej,
  • porządkowanie obiegu dokumentów i spraw wg obowią zującej instrukcji kancelaryjnej z uwzględnieniem struktury or ganizacyjnej jednostki,
  • znakowanie dokumentów i spraw unikalnymi sygnatura mi wg schematu numeracji obowiązującego w jednostce,
  • znakowanie dokumentów kodem kreskowym,
  • przechowywanie dokumentów w postaci źródłowej w repozytorium plików,
  • rozbudowany moduł nadzoru oferujący funkcje kontrolne uprawnionym użytkownikom programu.

Podsumowując cechy systemu odzwierciedla on hierarchiczną strukturę organizacyjną firmy wraz z bazą pracowników, system posiada bazę Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, która jest podstawą instrukcji kancelaryjnej każdego podmiotu, elektroniczna rejestracja wraz ze zintegrowanym BIP zapewnia sprawny przepływ informacji w e-jednostce przyczyniając się do podniesienia jakości świadczonych usług i wywiązanie się jednostki z wymogów ustawowych. System może objąć działanie Rady Gminy. Umożliwia on pracę jako aplikację niezależną, sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych, szczegółową ewidencję akt oraz ich alokacji w archiwum - w tym regału i półki. Umożliwia to zarazem ewidencjonowanie fizycznych wypożyczeń i zwrotów zasobów archiwalnych, ponadto sporządzenie protokołów wybrakowania akt, dla których minął termin przechowywania.

Urszula Kurek - Gazeta Bełżycka, nr 8 (88)

Autor: Gmina Bełżyce
Powrót
Panorama
Wirtualny spacer
Logo LDG na białym tle. Pod tłem zdjęcie pierogów
Lokalna Grupa Działania
Strona archiwalna
Strona Archiwalna
Dłonie na laptopie
Powiatowe Centrum Informacji